Egymáshoz kapcsolódnak, egymást kiegészítik. · személyes megkérdezés (közvetlen is lehet) Þ beszélgetés ® egyéni, ® csoportos (állapot, folyamatos) Þ kérdőív · közvetett eszközök (okmányok tanulmányozása) Þ alaki Þ tartalmi · közvetlen eszközök: (az ellenőrzés időpontjában a meglevő állapotok és az ellenőr jelenlétében végbemenő folyamatok vizsgálatára alkalmasak) Þ mennyiség ® rovancsolás Þ minőség ®szemle ®kísérlet, mintavétel (helyszínen, intézetben) KÖZVETLEN ESZKÖZÖK: Rovancsolás: A tényleges helyzetet egybevetjük a vállalkozás nyilvántartás szerinti állapotával. A számlálást az ellenőr jelenlétében a dolgozók végzik ® jegyzőkönyv(!) · pénztárellenőrzés: célszerű váratlanul közvetlenül nyitáskor vagy záráskor, a már naplózott tételeket le kell bonyolítani a már lebonyolítottakat pedig naplózni az ellenőr jelenlétében, de az ellenőr nem nyúlhat hozzá, a házipénztári keretet nem lépte-e túl. Pénzkészlet, egyéb értékek, még fel nem használt készpénzcsekkek és elszámolási utalványok számbavétele. Külön engedély kell az idegen értékekhez. · raktárellenőrzés Szemle: Az ellenőr a vállalkozás illetékes vezetőjével megfigyel valamilyen állapotot, eseményt vagy folyamatot abból a célból, hogy azt helyesen hajtják-e végre (gazdasági, műszaki, szociális, jogi vagy más követelmények szerint ® közös jegyzőkönyv(!). A megfigyelés a jelenben történik, csak korlátozottan lehet múltbeli eseményekre következtetni. A bizonyítás csak kis tételekben sikeres. Bevonhatók szakértők és minőségvizsgáló intézmények (minőséghiba a készletekre teljes egészében csak bizonyos esetekben lehetséges). · Technika: részvevői ellenőrzés esetén nyílt vagy rejtett megfigyelés lehet. · Sajátos területek: raktár, munka- és egészségvédelem, tűzrendészet, fogyasztóvédelem. Mintavétel: nagyobb tömegű anyag illetve termék minőségét vagy összetételét kell a vizsgálat során megállapítani. Dolgozó végzi, ellenőr jelenlétében (zárt csomagba, esetleg ellenminta is kell). ® mintavételi jegyzőkönyv. Kísérlet : a vállalat illetékes vezető állású dolgozója az ellenőr jelenlétében mesterségesen idéz elő valamilyen folyamatot. Utalni illik arra, hogy miért választották az adott módszert. Személyes megkérdezés: általában kiegészítő jellegű ellenőrzési eszköz. Csak akkor eredményes, ha világos, hogy mit akarunk tudni, annak érdekében mit kell megkérdezni, kiktől, hogyan, miként lehet ellenőrizni a válaszok helyességét. Szóban vagy írásban. Pontosan megfogalmazott kérdések adott sorrendben. Kérdőívnél: fontos a cél meghat, előkészítés, megkérdezettek kiválasztása, terjesztés módja, feldolgozás. A kérdőív kérdéseit témakörönként kell csoportosítani, kontroll kérdés lehet, de kerülni kell az ismétlést. Nyílt, zárt és feleletválasztós (nyílt és zárt) kérdésforma. KÖZVETETT ESZKÖZÖK: Okmányokon a gazdasági események és folyamatok igazolására kiállított bizonylatokat értjük, amelyeken keresztül az ellenőrök közvetetten észlelik a tényeket. Okmányok fajtái:
· kiállítás helye szerint: külső-, belső bizonylatok · rendeltetése szerint: más szervezetekkel kapcsolatos, saját dolgozóval kapcsolatos, belső gazdasági folyamatok. · fokozatok szerint: alapbizonylatok (elsődleges feljegyzés), tovább-feldolgozási bizonylatok (összeállítás). · tartalmuk szerint: ügyviteli munkafolyamatok bizonylatai (teljes folyamatok) és ügyviteli munkaterületek bizonylatai. · kezelési előírások szerint: szigorú számadású nyomtatványok és a nem szigorúak.
(1) Az ellenőrzendő szerv anyagai: Belső szabályzatok, belső utasítások, tervek, programok, bizonylatok, nyilvántartások, főkönyvi számlák, analitikus nyilvántartási számlák, naplók, felmérések tanulmányok, belső ellenőrzési anyag, egyéb iratok. jelentések, beszámolók, levelezés
(2) Irányító és ellenőrző szervek: Jogszabályok, közgazdasági szabályozók, elvárások, utasítások, ellenőrzési anyagok.
(3) Jelentések, beszámolók, levelezés
(4) Más gazdálkodó szervek, lakosság
Megrendelések, szerződések, levelezés. (4) Û ( 1 ) Þ (3) Þ (2) Þ (1) Okmányok hitelessége:
Az okmány hiteles, ha az okmány kiállításánál megtartották az alaki előírásokat, olyan személyek írták alá, akik erre az ügyrend szerint jogosultak, az okmányokban nincsenek bizonytalan eredetű, vagy tartalmú javítások. Ha a fenti szabályok megsértését észleljük, akkor meg kell győződni a találkozó ellenőrzés során arról is, hogy a hibák nem állnak-e összefüggésben azzal, hogy az okmány nem a valóságot tükrözi.
Az ellenőrzés TECHNIKAI eszközei és módszerei
Az iratanyag haladási iránya